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为什么总感觉团队工作效率不高?如何提高工作效率?

阁主发布于 2022/09/09,23 阅读

今天,笔者将要帮各位老板/管理者解决管理的头号难题:为什么总感觉团队工作效率不高?

一、看不见的工作效率

可以说,普天之下几乎没有哪个老板会认为自己团队的工作效率高的。

为什么呢?

因为我们抱怨工作效率不高的时候,根本就没有一个固定的参考标准!

这就会导致,即使工作已经满负荷了,也仍然填不满老板的焦虑。久而久之,团队倍感疲惫,好像永远都有加不完的班,好像拼死拼活干了这么久也啥也没干出来。并且,不知大家发现没有,似乎越是抱怨工作效率低的团队,加班越多工作越累,反之亦然。

这样的团队,通常,工作质量差、创造力缺乏、员工士气低迷、留不住优秀的人才、团队中的小白兔越来越多、总是忙碌于眼前缺乏长远规划,就像是一个打了强心针的病人。

二、看见工作效率

如何解决管理焦虑这个问题呢?

只需一招:引入标准产出。标准产出定义:一个行业中等偏上水平的员工完成一个任务所需要花费的时间(小时)。

我们先不考虑怎么一步一步引入标准产出的,我们先假设已经成功引入标准产出了,然后看看效果怎么样,如果效果很好,我们再谈如何引入的问题。

首先,引入标准产出之后,我们就再也不会“感觉”工作效率不高了。我们会真真切切的看到工作效率高还是不高。并且此时,我们会这样描述团队工作效率:上个月我们5个人完成了526个小时的标准产出,这个月只完成了478个小时标准产出,工作效率下降了9.1%

同时也可以轻易绘制出月产出曲线,如下图:

 

以及每个月产出变化环比图:

 

不仅如此,还可以清晰看到每个员工过去一段时间的标准产出曲线,以及多个员工还可以横向对比(图表略)。

当你能看到团队的产出数字就摆在那的话,你还会焦虑吗?当然不会了!

即使上个月团队产出600小时,这个月产出只有200小时,你也不会焦虑,你只会去找原因想办法,唯独就是不会焦虑。相反,即使团队上个月产出600小时,这个月产出800小时,如果你看不到这2个数字,你仍然会焦虑。

焦虑就是由不确定性产生的。

请看下图的焦虑疗法:

但这个疗法没有任何用处,因为只有当你真正看到事件结果之后,焦虑才会自然消失。在这之前,不管你在大脑里循环多少遍这个逻辑,你都会焦虑。

所以,标准产出首先就解决了因看不见事件结果而产生的焦虑问题。这种焦虑会像毒药一样,慢慢拖垮整个团队。

三、如何提升工作效率

首先要明白,如果一个团队现在连自己的工作效率都无法数字化,这个团队将没有任何办法提高工作效率。就像,如果一个人连自己在哪儿都不知道,再详尽的地图也帮不上忙。

所以,只有当你知道了目前的工作效率这个数字,你才有可能去提升它,否则就算加班累死也妄想看见工作效率的提升。

所以,建立标准产出评价体系,让工作效率数字化,工作效率才有提升的可能。

那么工作效率数字化之后,如何才能提升团队的工作效率呢?

答案仍然是:标准产出

我们引入标准产出本来是想解决管理焦虑的,但标准产出就是这么神奇,一旦你们团队引入了标准产出,整个团队的工作效率自然而然就会提升。

为什么呢?因为你干得多,领导就看得见,不像以前加个班大部分都是在磨时间。并且如果团队中有个跟你一样工资的,但人家一个月产出比你多20%,你都不知道如何自处,如果这个人工资还比你低,你都要无地自容了。

标准产出还会简化同事关系,让员工更加注重职业能力的竞争,而不是职业关系的经营。

标准产出还会让团队越来越聚集优秀的人才,让小白兔们无法生存。

标准产出还会大幅减少加班,以及避免无谓的加班。建立标准产出评价体系后,一个团队每天/周的预估产出就是确定的,并且这可以做的很准确。那么当一个新项目到来时,我们就很容易评估需要投入多少人力,投入多少天,人力够不够,差多少。项目过程中也可以随时根据剩余进度判断还差多少人力,是否需要加班,需要加多少班。

如果没有标准产出,管理者往往希望能够尽早完成,完了再做其他项目,所以安排加班。但这种看不到准确进展的加班,往往多数人都在磨时间,加班效率低下,并最终导致项目过程中一直都在加班却还不能按时完成项目。

四、如何建立标准产出

建立标准产出的关键,就是要对每一个任务评估一个标准产出时间。

备注:如果管理者还无法准确拿捏“行业中等偏上水平”,那就按照自己的水平来评估即可,即:假设自己来做这个任务需要花多少时间,就是标准产出时间。

读到这里,很多朋友要表示怀疑了。

作为管理者,每天都已经忙得焦头烂额了, 如果还需要把口头安排的每一个任务录入项目管理系统,并且还要评估标准产出时间,这不浪费时间吗?

浪费时间???

作为一个管理者,每天难道不应该花10%左右的时间在团队管理上吗?难道一天到晚只顾自个儿瞎忙的管理者,是一个合格的管理者?

团队管理的内容是什么?难道不就是安排任务、评估任务产出/难度、评估bug严重程度吗?这是一个管理者的最基本管理职责啊!

然后又有很多老板会说,我们管理者都不懂怎么评估标准产出。我想问,你希望你的管理者一年后还是说同样的话吗?

一个管理者,理应拥有一定的管理能力。

什么叫管理能力?

一个管理者最基本的能力,就是评估一项工作任务产出的能力,以及评估这项工作任务难度的能力,以及当工作出现质量问题时,能够评估这个问题严重程度的能力。

如果连最基本的管理能力都没有,那不能学吗?难道还要等一年后还是说不会吗?

根据我们团队的经验,一开始可能某些管理者有点不适应放下手里的活,每天安排1-2个小时来安排任务、评估任务产出/难度、评估bug严重级别,但通常来讲,对于一个懂业务的管理者来讲,最多一个月就可以轻车熟路了。届时,管理者及所有团队成员,都将享受到标准产出带来的奇妙团队合作体验。

五、更上一层楼

爱思考的朋友,可能已经发现,光靠标准产出一个数字,这个管理体系是有漏洞的。

其实,标准产出只是笔者提出的7重人才数字化体系中的其中一个数字,完整的管理体系请阅读此文:《如何管理好一个团队?(颠覆你对管理的认识)

完整的7重数字化评价体系介绍请阅读:《唐虞阁7重人才数字化评价体系,带来颠覆性的团队管理体验

但是,标准产出是这个7个数字中最重要的一个。笔者认为,当一个团队成功引入任务系统,并完成建立标准产出评价体系,那这个团队就已经实现了管理目标的75%了。

因此,基于唐虞阁搭建的管理体系,其实是很简单的,可以说比你看到的任何管理学书籍里面讲的管理方法简单数倍。你只需要引入任务系统,并建立标准产出评价体系,你的团队就会持续高效、健康的运转。

如果你认同我的管理理念,如果你相信标准产出的神奇效果,那就坚定的去行动吧。我非常愿意帮助每一位认可我的管理理念的朋友,我相信这套管理体系在任何一个行业都可以流畅的运转。如果你需要,你可以随时通过【唐虞阁】公众号联系到我,我将免费帮你们团队咨询,出谋划策,手把手帮你们建立起唐虞阁7重人才数字化评价体系。

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